Per mettere ordine tra post-it e bloc-notes, crea tre zone: una visibile per il lavoro corrente, una per il materiale che usi spesso e una per gli appunti da archiviare. Dividi poi i foglietti per formato e funzione, assegna un codice semplice alle priorità e dedica pochi minuti alla revisione periodica.
Dividi prima per formato e funzione
Separare i supporti cartacei rende più facile scegliere quello adatto senza spostare tutto il contenuto della scrivania. Non serve creare uno scomparto per ogni singolo oggetto: raggruppa i materiali che hanno dimensioni e utilizzi simili.
Raggruppa i supporti
Puoi tenere insieme i bloc-notes A6, A5 e A4, destinando a ciascun formato un contenitore o uno scomparto. Come riferimento, l’A6 misura 105 × 148 mm, l’A5 148 × 210 mm e l’A4 210 × 297 mm; puoi confrontare queste misure nella guida ai principali formati della carta. I post-it quadrati possono stare in un vassoio separato, mentre taccuini e blocchetti rilegati si conservano bene in posizione verticale.
Collega ogni gruppo a un uso
- Promemoria rapidi: post-it e foglietti adesivi da usare per brevi messaggi o scadenze.
- Appunti di lavoro: bloc-notes e taccuini per riunioni, idee e attività di progetto.
- Materiale di riferimento: note già concluse o utili per consultazioni future.
In questo modo il formato non è l’unico criterio: anche la funzione ti aiuta a decidere dove riporre ogni foglio.
Tieni a vista solo ciò che è operativo
Il piano di lavoro dovrebbe contenere soprattutto gli strumenti che stai usando in quel momento. Puoi lasciare a portata di mano una penna, il taccuino corrente e un blocco di post-it; riponi invece le scorte e gli appunti non urgenti in un organizer, in un cassetto o in una cartella verticale.
Usa tre livelli di priorità
Per gli appunti che richiedono un’azione, prova a creare tre pile o contenitori:
- Oggi: attività e promemoria da gestire nella giornata.
- Questa settimana: elementi importanti, ma non immediati.
- Archivio: riferimenti, appunti conclusi e materiale da conservare.
A fine giornata controlla la pila di oggi. Sposta nella sezione settimanale ciò che resta da fare, archivia le informazioni che non richiedono più un’azione e elimina i foglietti ormai superati.
Rendi il sistema facile da leggere
Scegli pochi simboli e usali sempre nello stesso modo. Per esempio, puoi usare un punto per un’azione, un cerchio per un’idea, una stella per una priorità e una freccia per un’attività in corso. Scrivi questa legenda su un piccolo cartoncino o sulla prima pagina del taccuino finché il codice non diventa familiare.
Usa i colori con coerenza
Se ricorri ai colori, assegnali alle funzioni e non cambiarne il significato: per esempio, giallo per le idee, verde per i seguiti e rosso per le scadenze. Limita il numero di colori a quelli che riesci a ricordare e distingui sempre anche il contenuto scritto, così il sistema resta comprensibile quando l’illuminazione è scarsa o un foglietto cambia posizione.
Scegli una posizione fissa
Metti le note prioritarie in un punto che puoi vedere dalla tua postazione, come il primo scomparto del portablocchi o un vassoio vicino alla tastiera. Non esiste un angolo della scrivania valido per tutti: la posizione deve essere comoda per te e abbastanza separata dal materiale d’archivio.
Archivia il materiale secondario
Conserva gli appunti non operativi in contenitori etichettati per progetto, argomento o periodo. Una cartella verticale può contenere i documenti di un progetto, mentre una scatola raccoglie bozze e note già esaminate. Tieni questi contenitori fuori dal piano di lavoro, ma in un luogo facile da raggiungere durante la revisione.
Quando una pagina contiene informazioni importanti, puoi digitalizzarla e salvarla con un nome riconoscibile, indicando per esempio progetto e data. Se il contenuto è difficile da ricostruire o ha un valore documentale, conserva anche l’originale. Elimina invece i duplicati, i promemoria scaduti e i fogli privi di un’utilità concreta.
Dedica un momento alla revisione
Una volta alla settimana, esamina le pile e i contenitori. Riporta in primo piano solo le attività ancora aperte, sposta nell’archivio ciò che hai concluso e cancella i post-it che non servono più. Se un appunto rimane fermo per diversi giorni, chiediti se deve diventare un’attività con una scadenza, essere trasferito in un archivio o essere eliminato.
Un assetto semplice da provare
Per iniziare puoi predisporre un portablocchi verticale per il taccuino e gli appunti correnti, un piccolo vassoio per i post-it e una cartella o un cassetto per l’archivio. Sul piano lascia soltanto ciò che userai nella giornata; il resto deve avere un posto preciso, anche se non è visibile.